5-trins guide til intern Whistleblowing

I nutidens virksomhedsverden er det afgørende at være tydelig og ansvarlig. At have en intern rapporteringskanal er ikke længere en konkurrencefordel, men snarere en nødvendighed. Globale markeder og politikker kræver, at virksomheder reagerer hurtigt på uetisk adfærd, samtidig med at de beskytter identiteten på de personer, der rapporterer det.

Men hvad er den bedste måde at implementere whistleblowing praksis på? For at gøre det klart har vi spurgt en ekspert i dette emne - Oscar Fredriksson.

Om Oscar Fredrikkson

Oscar Fredriksson er advokat og leder af undersøgelsesafdelingen hos Starck & Partner. Han er ekspert i at håndtere forskellige interne undersøgelser, herunder krænkelser, sexchikane, diskrimination og mobning på arbejdspladsen.

Med Oscar Fredrikssons input har vi sammenfattet hans viden i en guide, der er nem at følge. Ved at følge de 5 trin vil den hjælpe dig med at etablere et whistleblowing system, der er både kompatibelt og effektivt.

Fredrikksons 5-trins guide:

1. Etablering af rapporteringskanal(er)

Opsæt en eller flere rapporteringskanaler. De kan betjenes af en intern medarbejder, en bestemt afdeling eller en tredjepartsudbyder. Det, der er vigtigt, er at sikre:

• Fortrolighed: Beskyt whistleblowerens (den indberettende persons) og tredjeparts identitet.
• Adgangskontrol: Begræns adgangen til rapporter til autoriserede medarbejdere
• Fleksibel rapportering: Tillad rapportering via skriftlige dokumenter, opkald, beskeder eller fysiske møder.
• Whistleblower-kontrol: Lad whistleblowere gennemgå og godkende deres rapporter

National lovgivning kan indføre yderligere krav. Men disse funktioner er grundlæggende og bør være en del af enhver rapporteringskanal.

2. Giv information om, hvordan man rapporterer

At have en whistleblowing kanal, og at dine medarbejdere kender til den, er to forskellige ting. Sørg for at forklare dine medarbejdere, hvordan netop din interne rapportering fungerer. Tal med dem om de forskellige rapporteringsmuligheder, vis dem, hvor de skal rapportere, og fortæl dem, hvem der er ansvarlig for deres rapporter. Informer dem om juridiske deadlines og måder at følge op på deres rapport.

Glem heller ikke at opdatere nyansatte om jeres interne system whistleblowing . Endnu bedre er det at overveje at have en rapporteringsmanual som en del af jeres interne system. På den måde vil den altid være tilgængelig for dine medarbejdere.

3. Svar på rapporter inden for 7 dage

Når du har modtaget en indberetning, skal du kvittere for den til whistlebloweren inden for 7 dage. Denne tidsramme indebærer ikke noget ansvar for at besvare rapportens indhold. Formålet med svaret er at lade personen vide, at deres rapport blev modtaget og vil blive undersøgt.

4. Vurder rapporten

Når du har reageret på rapporten, skal du undersøge de rapporterede forseelser grundigt. Processen involverer:

• Vurdering af kvalifikation: Bestem, om rapporten er i overensstemmelse med Whistleblowing direktivet eller relevant national lovgivning. Hvis ikke, skal du give et klart svar til whistlebloweren, der forklarer, hvorfor de rapporterede spørgsmål ikke er kvalificerede. (Det kan stadig undersøges, men du er ikke juridisk forpligtet til at gøre det).
• Separat behandling: Hvis der rejses flere spørgsmål eller bekymringer i en enkelt rapport, er det afgørende at adskille dem, der kvalificerer til undersøgelse i henhold til Whistleblowing -direktivet, fra dem, der ikke gør. Gennemsigtig kommunikation om denne beslutning er afgørende for at skabe tillid.

Det seneste EU-direktiv Whistleblowing giver ikke noget svar på, hvordan man håndterer spørgsmål, der ligger uden for dets anvendelsesområde. Der kan dog være anden lovgivning og procedurer i dit land, der regulerer, hvordan man håndterer disse spørgsmål.

5. Undersøg og rapporter tilbage inden for 3 måneder

Undersøg spørgsmål og forseelser, der kvalificerer, grundigt. Hvis det er nødvendigt, kan du bede om juridisk rådgivning eller hjælp fra en tredjepart. Efter undersøgelsen skal du rapportere resultaterne tilbage til whistlebloweren inden for tidsrammen på 3 måneder.

Case Management i praksis

Lad os gå igennem, hvordan sagsbehandlingen ville udfolde sig i et virkeligt scenarie. Forestil dig, at du er den udpegede medarbejder, der fører tilsyn med rapporteringskanalen på et svensk agentur. For nogen tid siden oprettede du en whistleblower-funktion ved hjælp af en tredjepartsudbyder. I dag har du modtaget din første sag.

Når du får adgang til de angivne oplysninger, læser du:

"For det første er min kollega X i afdeling Y en bølle, som har chikaneret mig og andre verbalt. Du er nødt til at gøre noget ved det, ellers vil jeg offentliggøre denne information.

For det andet har jeg observeret en mangel på kontrol med brugen af EU-midler i projekt A, B og C, hvor jeg fungerede som administrator i flere måneder. I starten var det uklart, men nu er jeg sikker på, at de rette rutiner ikke er blevet fulgt, hvilket har ført til, at der ikke er blevet redegjort for euro i hvert projekt."

Her er en oversigt over dine følgende handlinger:

1. Du melder straks tilbage (inden for 7 dage), at du har modtaget sagen.

2. Du vurderer sagen og beslutter, hvordan du vil undersøge den:

Du konkluderer, at den første sag er et spørgsmål om mistanke om chikane og mobning på arbejdspladsen. Da det ikke påvirker nogen offentlig interesse, bør det ikke behandles som en whistleblower-sag. Men det er stadig et alvorligt problem. Derfor henviser du det til HR for yderligere handlinger og undersøgelser.

Derimod er det i offentlighedens interesse, at midlerne bliver brugt korrekt. Derfor er du nødt til at starte en undersøgelse på whistleblowing vedrørende det andet spørgsmål.

3. Du kommunikerer med whistlebloweren og beder om flere oplysninger.

Du bruger whistleblower-funktionen til at informere whistlebloweren om, at det første spørgsmål vil blive håndteret af HR.

I det andet spørgsmål giver du udtryk for, at du vil undersøge sagen og bede om yderligere dokumentation.

4. Når du har alle beviserne, starter du en intern undersøgelse.

Du modtager et svar med flere oplysninger. Inden for 3 måneder konkluderer du, at det er nødvendigt med en uafhængig gennemgang af projekt A, B og C. 

Du fortæller whistlebloweren om den kommende interne undersøgelse (som er resultatet af rapporten). Derudover opfordrer du dem til at genbesøge whistleblowing rapporten en gang imellem for at se, om de har brug for at give flere oplysninger.

5. Derefter rapporterer du tilbage, og når du er nået til konklusionen, lukker du sagen

Når undersøgelsen er afsluttet, informerer du whistlebloweren om resultatet af rapporten, hvilket sikrer gennemsigtighed i processen. Oprindelsen af undersøgelsen som følge af en whistleblower-rapport forbliver fortrolig. Derfor lukker du officielt sagen. På den måde sikrer du den indberettende persons privatliv og anonymitet.

Sideløbende med denne proces håndterer og løser HR-afdelingen det første spørgsmål om chikane på arbejdspladsen.

Værd at vide - Ekstern rapportering og offentliggørelse

Nogle gange er der ingen interne kanaler, eller de fungerer ikke godt. Måske bliver rapporterne ikke håndteret omhyggeligt, det tager for lang tid at løse dem, eller der bliver ikke gjort noget ved dem. I dette tilfælde har whistleblowere mulighed for at bruge eksterne kanaler. Disse kan omfatte kompetente myndigheder, pressen eller sociale medier.

Ekstern rapportering er også mulig, hvis whistleblowere har grund til at tro, at de kan miste privatlivets fred eller blive dårligt behandlet for at rapportere. I sådanne tilfælde kan de kompetente myndigheder være bedre i stand til at håndtere overtrædelsen effektivt.

Men det er vigtigt at nævne, at det kan have en stor negativ effekt på virksomheden. Det kan bl.a. skade brandets omdømme og få juridiske og økonomiske konsekvenser. Læs mere om intern vs. ekstern rapportering og deres konsekvenser for din virksomhed her.

Hos Walor anbefaler vi, i tråd med EU's anbefalinger, at man fokuserer på at forbedre de interne whistleblowing kanaler. For at gøre det skal du sikre, at dine medarbejdere føler sig trygge ved at rapportere, og etablere effektive interne rapporteringssystemer for at forenkle processen.

Udforsk, hvordan Walors Whistleblowing software kan forenkle din interne rapportering her.