5-vaiheinen opas sisäiseen Whistleblowing
Nykypäivän yritysmaailmassa selkeys ja vastuullisuus ovat ratkaisevan tärkeitä. Sisäinen raportointikanava ei ole enää kilpailuetu vaan pikemminkin välttämättömyys. Maailmanlaajuiset markkinat ja toimintaperiaatteet edellyttävät, että yritykset puuttuvat epäeettiseen käytökseen nopeasti ja suojaavat samalla raportoivien henkilöiden henkilöllisyyttä.
Mutta mikä on paras tapa ottaa käyttöön whistleblowing -käytännöt? Selvittääksemme asian olemme kysyneet asiaa asiantuntijalta - Oscar Fredrikssonilta.
Oscar Fredrikksonista
Oscar Fredriksson on asianajaja ja Starck & Partnerin tutkimuspäällikkö. Hän on asiantuntija erilaisissa sisäisissä tutkimuksissa, kuten rikkomuksissa, seksuaalisessa häirinnässä, syrjinnässä ja työpaikkakiusaamisessa.
Oscar Fredrikssonin myötävaikutuksella olemme koonneet hänen tietämyksensä helposti seurattavaan oppaaseen. Se auttaa sinua luomaan whistleblowing -järjestelmän, joka on sekä vaatimustenmukainen että tehokas, kun noudatat sen viittä vaihetta.
Fredrikksonin 5-vaiheinen opas:
1. Raportointikanavan (-kanavien) perustaminen
Määritä yksi tai useampi raportointikanava. Niitä voi käyttää sisäinen työntekijä, tietty osasto tai ulkopuolinen palveluntarjoaja. Tärkeää on varmistaa:
- Luottamuksellisuus: Suojaa ilmiantajan (ilmoittajan) ja kolmannen osapuolen henkilöllisyys.
- Pääsynvalvonta: Rajoita raporttien käyttöoikeus valtuutettuihin henkilökunnan jäseniin
- Joustava raportointi: Salli raportointi kirjallisten asiakirjojen, puhelujen, viestien tai fyysisten tapaamisten avulla.
- Ilmiantajien valvonta: Anna ilmiantajien tarkistaa ja hyväksyä raporttinsa.
Kansallisessa lainsäädännössä voi olla lisävaatimuksia. Nämä ominaisuudet ovat kuitenkin olennaisia, ja niiden pitäisi olla osa mitä tahansa raportointikanavaa.
2. Annetaan tietoa siitä, miten ilmoitetaan
whistleblowing -kanava ja se, että työntekijät tietävät siitä, ovat kaksi eri asiaa. Varmista, että selität työntekijöillesi, miten tietty sisäinen raportointi toimii. Kerro heille eri raportointivaihtoehdoista, näytä heille, minne raportoida, ja kerro heille, kuka vastaa heidän raporteistaan. Kerro heille lakisääteisistä määräajoista ja tavoista, joilla he voivat seurata raporttiaan.
Älä myöskään unohda tiedottaa uusille työntekijöille sisäisestä whistleblowing -järjestelmästäsi. Vielä parempi on harkita raportointikäsikirjan laatimista osana sisäistä järjestelmääsi. Näin se olisi aina työntekijöiden käytettävissä, jotta he voisivat palata siihen.
3. Vastaa raportteihin 7 päivän kuluessa
Ilmoituksen saatuaan se on kuitattava ilmoittajalle 7 päivän kuluessa. Tämä aikaraja ei tarkoita velvollisuutta vastata ilmoituksen sisältöön. Vastauksen tarkoituksena on kertoa henkilölle, että hänen ilmoituksensa on vastaanotettu ja että se tutkitaan.
4. Arvioi raportti
Kun olet vastannut ilmoitukseen, sinun on tutkittava ilmoitetut väärinkäytökset perusteellisesti. Prosessiin kuuluu:
- Pätevyyden arviointi: Määritetään, onko raportti yhdenmukainen Whistleblowing direktiivin kanssa. tai asiaa koskevan kansallisen lainsäädännön kanssa. Jos vastaus on kielteinen, ilmiantajalle on annettava selkeä vastaus, jossa selitetään, miksi ilmoitetut kysymykset eivät täytä vaatimuksia. (Asiaa voidaan silti tutkia, mutta et ole oikeudellisesti velvollinen tekemään niin.)
- Erillinen käsittely: Jos samassa raportissa esitetään useita kysymyksiä tai huolenaiheita, on tärkeää erottaa toisistaan ne, jotka voidaan tutkia Whistleblowing -direktiivin mukaisesti, ja ne, jotka eivät kuulu tähän. Tätä päätöstä koskeva avoin viestintä on ratkaisevan tärkeää luottamuksen lisäämiseksi.
Uusimmassa EU:n Whistleblowing -direktiivissä ei anneta vastauksia siihen, miten sen soveltamisalan ulkopuolelle jääviin kysymyksiin tulisi vastata. Maassasi saattaa kuitenkin olla muuta lainsäädäntöä ja menettelyjä, joilla säännellään näiden kysymysten käsittelyä.
5. Tutki asiaa ja raportoi siitä 3 kuukauden kuluessa.
Tutki perusteellisesti kysymykset ja väärinkäytökset, jotka täyttävät kelpoisuusehdot. Pyydä tarvittaessa oikeudellista neuvontaa tai apua kolmannelta osapuolelta. Ilmoita tutkimusten jälkeen havainnot takaisin ilmiantajalle kolmen kuukauden kuluessa.
Case Management käytännössä
Käydään läpi, miten tapauksen käsittely etenisi todellisessa skenaariossa. Kuvittele, että olet nimetty työntekijä, joka valvoo raportointikanavaa ruotsalaisessa virastossa. Jokin aika sitten perustit ilmiantajatoiminnon käyttämällä kolmannen osapuolen palveluntarjoajaa. Tänään olet saanut ensimmäisen tapauksen.
Saatuasi annetut tiedot luet:
"Ensinnäkin työtoverini X osastolla Y on kiusaaja, joka on ahdistellut minua ja muita sanallisesti. Teidän on puututtava asiaan, muuten julkistan tämän tiedon.
Toiseksi olen havainnut, että EU:n varojen käyttöä ei ole valvottu hankkeissa A, B ja C, joissa toimin hallintovirkamiehenä useita kuukausia. Aluksi epäselvästi, mutta nyt olen varma, että asianmukaisia rutiineja ei noudateta, mikä johtaa siihen, että kussakin hankkeessa jää euroja kirjaamatta."
Tässä on yhteenveto seuraavista toimistasi:
1. Ilmoitat viipymättä (7 päivän kuluessa), että olet vastaanottanut asian.
2. Arvioi tapaus ja päätä tutkinnan lähestymistavasta:
Päättelette, että ensimmäinen asia on epäilty työpaikkakiusaaminen ja -kiusaaminen. Koska se ei vaikuta yleiseen etuun, sitä ei pitäisi käsitellä ilmiantotapauksena. Kyseessä on kuitenkin edelleen vakava asia. Sen vuoksi siirrät asian henkilöstöhallinnon käsiteltäväksi jatkotoimia ja tutkimuksia varten.
Sitä vastoin on yleisen edun mukaista, että varoja käytetään asianmukaisesti. Tämän vuoksi sinun on aloitettava whistleblowing -tutkimus toisesta asiasta.
3. Olet yhteydessä ilmiantajaan ja pyydät lisätietoja.
Ilmoitat ilmiantajalle ilmiantajatoiminnolla, että HR käsittelee ensimmäisen kysymyksen.
Toisen kysymyksen osalta ilmaisette aikomuksenne tutkia asiaa ja pyytää lisäasiakirjoja.
4. Kun olet saanut kaikki todisteet, käynnistät sisäisen tutkinnan.
Saat vastauksen, jossa on lisätietoja. Päättelet kolmen kuukauden kuluessa, että hankkeiden A, B ja C riippumaton tarkastelu on tarpeen.
Ilmoitat ilmiantajalle tulevasta sisäisestä tutkinnasta (joka on raportin tulos). Tämän lisäksi rohkaiset häntä käymään uudelleen läpi whistleblowing -raportin silloin tällöin nähdäkseen, tarvitseeko hänen antaa lisätietoja.
5. Tämän jälkeen raportoit ja päätelmän tekemisen jälkeen suljet tapauksen.
Kun tutkinta on saatu päätökseen, ilmoitat ilmiantajalle raportin tuloksesta ja varmistat prosessin avoimuuden. Ilmiantajan tekemän ilmoituksen perusteella suoritetun tutkimuksen alkuperä pysyy luottamuksellisena. Tämän jälkeen lopetat tapauksen virallisesti. Näin turvataan ilmoituksen tehneen henkilön yksityisyys ja nimettömyys.
Tämän prosessin ohella henkilöstöosasto käsittelee ja ratkaisee ensimmäisen työpaikkakiusaamista koskevan kysymyksen.
Tiedonantovelvollisuudet - Ulkoinen raportointi ja julkistaminen
Joskus sisäisiä kanavia ei ole tai ne eivät toimi hyvin. Ehkä raportteja ei käsitellä huolellisesti, niiden ratkaiseminen kestää liian kauan tai niihin ei ryhdytä asianmukaisiin toimiin. Tällöin ilmiantajilla on mahdollisuus käyttää ulkoisia kanavia. Näitä voivat olla esimerkiksi toimivaltaiset viranomaiset, lehdistö tai sosiaalinen media.
Ulkopuolinen raportointi on mahdollista myös, jos ilmiantajilla on syytä uskoa, että he saattavat menettää yksityisyyden tai joutua huonon kohtelun kohteeksi raportoinnin vuoksi. Tällaisissa tapauksissa toimivaltaisilla viranomaisilla voi olla paremmat mahdollisuudet puuttua rikkomukseen tehokkaasti.
On kuitenkin tärkeää mainita, että tällä voi olla suuri kielteinen vaikutus yritykseen. Ennen kaikkea se voi vahingoittaa tuotemerkin mainetta ja aiheuttaa oikeudellisia ja taloudellisia seurauksia. Lue lisää sisäisestä ja ulkoisesta raportoinnista ja niiden seurauksista yrityksellesi täältä.
Euroopan unionin suosit usten mukaisesti kehotamme Walorissa painokkaasti keskittymään sisäisten whistleblowing -kanavien parantamiseen. Varmista tätä varten, että työntekijät tuntevat olonsa mukavaksi raportoida, ja ota käyttöön tehokkaita sisäisiä raportointijärjestelmiä prosessin yksinkertaistamiseksi.
