Whistleblowing Regelung für Unternehmen, die unter das Wirtschaftsprüfergesetz und das Gesetz zur Bekämpfung der Geldwäsche fallen
Sowohl das Wirtschaftsprüfergesetz als auch das Geldwäschebekämpfungsgesetz verpflichten die Unternehmen zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems (Whistleblower). Dieses System sollte den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Verstöße oder potenzielle Verstöße gegen die Finanzgesetzgebung, das Wirtschaftsprüfungsgesetz und das Geldwäschegesetz über einen speziellen, unabhängigen und eigenständigen Kanal zu melden.
Was bedeutet diese Anforderung?
Die Bedeutung dieser Anforderung besteht darin, dass das Unternehmen einen unabhängigen Kanal (Whistleblower-System) einrichten muss, über den Mitarbeiter Verstöße oder potenzielle Verstöße gegen das Wirtschaftsprüfergesetz und das Geldwäschegesetz melden können.
Für die Regelung gibt es zwei wesentliche Voraussetzungen:
(1) Die Meldungen an das System MÜSSEN anonym erfolgen können.
(2) Die Unternehmen müssen in der Lage sein, schriftlich zu dokumentieren, wie sie den Meldungen nachgegangen sind.
Die Whistleblower-Regelung im Rahmen des Geldwäschegesetzes gilt nur für Verstöße gegen dieses Gesetz, während die im Rahmen des Wirtschaftsprüfergesetzes vorgeschriebene Regelung Verstöße gegen den Rechtsrahmen für die Abschlussprüfung abdeckt. Trotz der Unterschiede sind die beiden Regelungen sehr ähnlich, und die technischen Lösungen, die zur Erfüllung der Anforderungen des Wirtschaftsprüfergesetzes eingesetzt werden, können im Allgemeinen auch die Anforderungen des Geldwäschegesetzes erfüllen.
Wie kann ein System eingerichtet werden, wenn es dem Wirtschaftsprüfergesetz und dem Gesetz zur Bekämpfung der Geldwäsche unterliegt?
- Wahl der Whistleblower-Regelung
Es gibt mehrere Möglichkeiten, die vom veralteten physischen Briefkasten bis zur moderneren E-Mail-Lösung oder einem speziellen System reichen. Es ist von entscheidender Bedeutung, die spezifischen Anforderungen zu klären, die erfüllt werden müssen. In diesem Zusammenhang geht es sowohl um 1) die Möglichkeit, anonyme Berichte zu erstellen, als auch um 2) die Anforderung, die Bearbeitung der Berichte schriftlich dokumentieren zu können.
Eine E-Mail-Lösung wäre beispielsweise wegen mangelnder Anonymität ausgeschlossen, während ein physischer Briefkasten keinen einwandfreien Dokumentationsprozess gewährleisten würde. Somit bleibt das dedizierte System die beste Wahl, da es sowohl Anonymität als auch die notwendige Dokumentation gewährleisten kann. Erfreulicherweise sind diese Systeme nicht so komplex, wie man auf den ersten Blick vermuten könnte, und das Gleiche gilt für die Kosten. Eine Lösung ist bereits für 5400 DKK pro Jahr zu haben - lesen Sie mehr, indem Sie auf hier.
- Umsetzung der Whistleblower-Regelung in der Praxis
Sobald die Entscheidung über die Form des Hinweisgebersystems getroffen wurde, ist es an der Zeit, es in der Organisation einzuführen. Dazu gehören die folgenden Schritte:
Entwicklung klarer Strategien und Verfahren
Entwerfen Sie genaue Richtlinien und Verfahren dafür, wie Meldungen von Verstößen behandelt und untersucht werden sollen. Dazu gehören Vorgaben, wie Meldungen eingereicht werden, welche Parteien für die Bearbeitung zuständig sind und wie die Vertraulichkeit gewahrt wird.
Kommunikation mit der Organisation
Stellen Sie das neue Whistleblower-System in der Organisation per E-Mail und möglicherweise bei einem Treffen vor. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter über das System und seinen Zweck informiert sind.
Anleitung zur Anwendung der Regelung
Aufklärung von Mitarbeitern, Managern und anderen Beteiligten über die Bedeutung des Whistleblower-Systems und dessen effektive Nutzung. Erklären Sie klar und deutlich, in welchen Situationen das System genutzt werden sollte und wann es angemessen ist, andere Meldemöglichkeiten zu nutzen.
Leichte Zugänglichkeit
Machen Sie deutlich, wo die Kollegen den Meldekanal erreichen können, z. B. über eine Website, ein Intranet, eine HR-Plattform oder einen Verhaltenskodex.
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