5-trinns veiledning til intern Whistleblowing
I dagens bedriftsverden er det avgjørende å være tydelig og ansvarlig. Interne rapporteringskanaler er ikke lenger et konkurransefortrinn, men snarere en nødvendighet. Globale markeder og retningslinjer krever at selskaper raskt tar tak i uetisk atferd, samtidig som identiteten til de som rapporterer om det, beskyttes.
Men hva er den beste måten å implementere whistleblowing på? For å få klarhet i dette har vi spurt en ekspert på området - Oscar Fredriksson.
Om Oscar Fredrikkson
Oscar Fredriksson er advokat og leder for utredningsavdelingen i Starck & Partner. Han er ekspert på håndtering av ulike interne granskninger, inkludert krenkelser, seksuell trakassering, diskriminering og mobbing på arbeidsplassen.
Med Oscar Fredrikssons hjelp har vi sammenfattet hans kunnskap i en guide som er enkel å følge. Ved å følge de fem stegene i guiden kan du etablere et whistleblowing -system som er både kompatibelt og effektivt.
Fredrikksons 5-trinns guide:
1. Etablere rapporteringskanal(er)
Sett opp én eller flere rapporteringskanaler. De kan betjenes av en intern ansatt, en bestemt avdeling eller en tredjepartsleverandør. Det som er viktig, er å sikre:
- Konfidensialitet: Beskytte identiteten til varslere (personer som varsler) og tredjeparter.
- Tilgangskontroll: Begrens rapporttilgang til autoriserte medarbeidere
- Fleksibel rapportering: Tillat rapportering via skriftlige dokumenter, samtaler, meldinger eller fysiske møter.
- Kontroll av varslere: La varslerne gjennomgå og godkjenne rapportene sine.
Nasjonal lovgivning kan innføre ytterligere krav. Disse funksjonene er imidlertid grunnleggende og bør være en del av enhver rapporteringskanal.
2. Gi informasjon om hvordan du kan rapportere
Det er to forskjellige ting å ha en whistleblowing -kanal og å sørge for at de ansatte kjenner til den. Sørg for å forklare de ansatte hvordan den interne rapporteringen fungerer. Snakk med dem om de ulike rapporteringsalternativene, vis dem hvor de skal rapportere og fortell dem hvem som er ansvarlig for rapportene. Informer dem om juridiske tidsfrister og hvordan de kan følge opp rapportene.
Glem heller ikke å oppdatere nyansatte om det interne systemet whistleblowing . Enda bedre er det å ha en rapporteringsmanual som en del av det interne systemet. På denne måten vil den alltid være tilgjengelig for de ansatte.
3. Svar på rapporter innen 7 dager
Etter at du har mottatt et varsel, skal du kvittere for det til varsleren innen 7 dager. Denne tidsrammen innebærer ikke noe ansvar for å svare på innholdet i varselet. Hensikten med svaret er å gi vedkommende beskjed om at varselet er mottatt og vil bli undersøkt.
4. Vurdere rapporten
Etter at du har svart på rapporten, må du undersøke de rapporterte forholdene grundig. Prosessen innebærer følgende
- Kvalifikasjonsvurdering: Avgjør om rapporten er i samsvar med direktivet. Whistleblowing direktivet eller relevant nasjonal lovgivning. Hvis ikke, må du gi et tydelig svar til varsleren og forklare hvorfor de rapporterte spørsmålene ikke oppfyller kravene. (Det kan fortsatt undersøkes, men du er ikke juridisk forpliktet til å gjøre det).
- Separat behandling: Hvis det tas opp flere spørsmål eller bekymringer i én og samme rapport, er det viktig å skille mellom de som kvalifiserer for undersøkelse i henhold til Whistleblowing -direktivet, og de som ikke gjør det. Åpen kommunikasjon om denne avgjørelsen er avgjørende for å skape tillit.
Det nyeste EU-direktivet Whistleblowing gir ingen svar på hvordan du skal håndtere spørsmål som faller utenfor direktivets virkeområde. Det kan imidlertid finnes annen lovgivning og andre prosedyrer i ditt land som regulerer hvordan disse spørsmålene skal håndteres.
5. Undersøk og rapporter tilbake innen 3 måneder
Undersøk spørsmål og kritikkverdige forhold som kvalifiserer, grundig. Ved behov kan du be om juridisk rådgivning eller hjelp fra en tredjepart. Etter undersøkelsen skal du rapportere funnene tilbake til varsleren innen fristen på tre måneder.
Case Management i praksis
La oss gå gjennom hvordan saksbehandlingen kan foregå i et virkelig scenario. Tenk deg at du er den utpekte medarbeideren som har ansvaret for varslingskanalen i en svensk etat. For en tid tilbake opprettet du en varslingsfunksjon ved hjelp av en tredjepartsleverandør. I dag har du mottatt din første sak.
Når du får tilgang til den oppgitte informasjonen, leser du:
"For det første er min kollega X i avdeling Y en mobber som har trakassert meg og andre verbalt. Du må ta tak i det, ellers vil jeg offentliggjøre denne informasjonen.
For det andre har jeg observert manglende kontroll over bruken av EU-midler i prosjektene A, B og C, der jeg fungerte som administrator i flere måneder. Det var i utgangspunktet uklart, men nå er jeg sikker på at de riktige rutinene ikke følges, noe som fører til at det ikke er redegjort for euro i hvert av prosjektene."
Her er en oppsummering av følgende handlinger:
1. Du melder raskt tilbake (innen 7 dager) at du har mottatt saken.
2. Du vurderer saken og bestemmer deg for hvordan etterforskningen skal gjennomføres:
Du konkluderer med at den første saken gjelder mistanke om trakassering og mobbing på arbeidsplassen. Siden den ikke berører noen offentlig interesse, bør den ikke behandles som en varslingssak. Det er likevel en alvorlig sak. Derfor henviser du saken til HR for videre tiltak og undersøkelser.
Derimot er det i allmennhetens interesse at midlene brukes på riktig måte. Derfor må du starte en undersøkelse på whistleblowing når det gjelder den andre problemstillingen.
3. Du kommuniserer med varsleren og ber om mer informasjon.
Du bruker varslerfunksjonen til å informere varsleren om at det første spørsmålet vil bli håndtert av HR.
Når det gjelder det andre spørsmålet, uttrykker du en intensjon om å undersøke og be om ytterligere dokumentasjon.
4. Etter å ha innhentet alle bevisene, iverksetter du en intern etterforskning.
Du mottar et svar med mer informasjon. I løpet av tre måneder konkluderer du med at det er nødvendig med en uavhengig gjennomgang av prosjektene A, B og C.
Du informerer varsleren om den kommende interne granskningen (som er resultatet av rapporten). I tillegg oppfordrer du varsleren til å gå tilbake til whistleblowing med jevne mellomrom for å se om det er behov for mer informasjon.
5. Deretter rapporterer du tilbake og avslutter saken etter å ha kommet til en konklusjon.
Når etterforskningen er avsluttet, informerer du varsleren om utfallet av rapporten, noe som sikrer åpenhet i prosessen. Opphavet til granskningen som følge av en varsling fra en varsler, forblir konfidensielt. Deretter avslutter du saken offisielt. På denne måten ivaretar du varslerens personvern og anonymitet.
Parallelt med denne prosessen håndterer og løser HR-avdelingen det første spørsmålet om trakassering på arbeidsplassen.
Værd å vite - Ekstern rapportering og offentliggjøring av informasjon
Noen ganger er de interne kanalene fraværende eller fungerer dårlig. Det kan være at varslene ikke håndteres på en god måte, at det tar for lang tid å løse dem, eller at det ikke gjøres noe med dem. I slike tilfeller har varslerne mulighet til å bruke eksterne kanaler. Disse kan omfatte kompetente myndigheter, pressen eller sosiale medier.
Ekstern rapportering er også mulig hvis varslerne har grunn til å tro at de kan miste personvernet eller bli dårlig behandlet hvis de varsler. I slike tilfeller kan kompetente myndigheter ha bedre forutsetninger for å håndtere bruddet på en effektiv måte.
Det er imidlertid viktig å nevne at dette kan ha store negative konsekvenser for selskapet. Det kan blant annet skade omdømmet og få juridiske og økonomiske konsekvenser. Les mer om intern vs. ekstern rapportering og hvilke konsekvenser det har for virksomheten din her.
I Walor, og i tråd med EUs anbefalinger, anbefaler vi på det sterkeste å fokusere på å forbedre de interne whistleblowing kanalene. Sørg for at de ansatte føler seg komfortable med å rapportere, og etabler effektive interne rapporteringssystemer for å forenkle prosessen.
Utforsk hvordan Walors Whistleblowing programvare kan forenkle den interne rapporteringen her.
