Whistleblowerordning for virksomheder underlagt Revisorloven og Hvidvaskloven
Både revisorloven og hvidvaskloven pålægger virksomheder kravet om at etablere en whistleblowerordning. Denne ordning skal give de ansatte mulighed for at rapportere overtrædelser eller potentielle overtrædelser af henholdsvis den finansielle lovgivning, revisorloven og hvidvaskloven gennem en særlig, uafhængig og selvstændig kanal.
Hvad betyder dette krav?
Betydningen af dette krav er, at virksomheden skal etablere en uafhængig kanal (whistleblowerordning), hvor ansatte kan indberette overtrædelser eller potentielle overtrædelser af revisorloven og hvidvaskloven.
Der er to centrale krav til ordningen:
(1) Indberetninger til ordningen SKAL kunne foretages anonymt.
(2) Virksomheder skal skriftligt kunne dokumentere, hvordan de har fulgt op på indberetninger.
Whistleblowerordningen i henhold til hvidvaskloven gælder kun for overtrædelser af denne lov, mens den, der kræves i henhold til revisorloven, dækker overtrædelser af den revisionsretlige regulering. Trods forskellene minder de to ordninger meget om hinanden, og de tekniske løsninger, der anvendes for at opfylde revisorloven, kan generelt også opfylde kravene i hvidvaskloven.
Hvordan etablerer man en ordning, hvis man er omfattet revisor- og hvidvaskloven?
- Valg af whistleblowerordning
Der er flere muligheder, der spænder fra den forældede fysiske postkasse til den mere moderne email-løsning eller det dedikerede system. Det er her afgørende at afklare, hvilke specifikke krav der skal opfyldes, hvilket i denne sammenhæng er både 1) muligheden for at foretage indberetninger anonymt og 2) kravet om at kunne dokumentere håndteringen af indberetningerne skriftligt.
For eksempel vil en email-løsning udelukkes på grund af manglende anonymitet, mens en fysisk postkasse vil mangle en fejlfri dokumentationsproces. Dette efterlader det dedikerede system som det mest hensigtsmæssige valg, da det kan sikre både anonymitet og nødvendig dokumentation. Dette system er heldigvis ikke så komplekst, som man måske først ville tro, og det samme gælder for prisen. En løsning kan faktisk fås ned til 5400 kr. årligt - læs mere ved at klikke her.
- Implementering af whistleblowerordning i praksis
Når beslutningen om whistleblowerordningens form er truffet, er det tid til at introducere den i organisationen. Dette omfatter følgende trin:
Udarbejdelse af klare politikker og procedurer
Udarbejd præcise retningslinjer og procedurer for, hvordan indberetninger om overtrædelser skal håndteres og undersøges. Dette omfatter specifikationer om, hvordan indberetninger indgives, hvilke parter der er ansvarlige for behandlingen, og hvordan fortrolighed opretholdes.
Kommunikation til organisationen
Præsenter den nye whistleblowerordning for organisationen ved hjælp af e-mail og eventuelt ved fysiske møder. Dette sikrer, at alle medarbejdere er informeret om ordningen og dens formål.
Instruktion af ordningens brug
Uddan medarbejdere, ledere og andre interessenter om vigtigheden af whistleblowerordningen og hvordan man effektivt benytter den. Klargør tydeligt, i hvilke situationer ordningen bør anvendes, og hvornår det er hensigtsmæssigt at benytte andre indberetningsmuligheder.
Let tilgængelighed
Gør det klart, hvor kolleger kan finde adgang til indberetningskanalen, hvilket fx kan være via hjemmeside, intranet, HR-platform eller Code of Conduct.
Omfanget af disse opgaver kan i visse tilfælde betydeligt reduceres ved at vælge den rette udbyder, der allerede har politikker, procedurer og kommunikative skabeloner tilgængelige for deres kunder. Walor.io er en sådan udbyder, hvilket effektivt minimerer den administrative byrde med op til flere timer. Hvis dette lyder interessant, er du velkommen til at kontakte os for en kort samtale - klik her.
