Whistleblowing tilintarkastuslain ja rahanpesun vastaisen lain soveltamisalaan kuuluvia yrityksiä koskeva järjestelmä.
Sekä tilintarkastuslaissa että rahanpesun vastaisessa laissa edellytetään, että yritysten on perustettava ilmiantajajärjestelmä. Järjestelmän olisi tarjottava työntekijöille mahdollisuus ilmoittaa rahoituslainsäädännön, tilintarkastuslain ja rahanpesulain rikkomuksista tai mahdollisista rikkomuksista erityisen, riippumattoman ja itsenäisen kanavan kautta.
Mitä tämä vaatimus tarkoittaa?
Tämän vaatimuksen merkitys on siinä, että yrityksen on perustettava riippumaton kanava (whistleblower-järjestelmä), jonka kautta työntekijät voivat ilmoittaa tilintarkastuslain ja rahanpesulain rikkomuksista tai mahdollisista rikkomuksista.
Järjestelmään liittyy kaksi keskeistä vaatimusta:
(1) Järjestelmään tehtävät ilmoitukset on voitava tehdä nimettöminä.
(2) Yritysten on pystyttävä dokumentoimaan kirjallisesti, miten ne ovat seuranneet raportteja.
Rahanpesulain mukainen ilmoitusjärjestelmä koskee vain rahanpesulain rikkomuksia, kun taas tilintarkastuslain mukainen järjestelmä kattaa tilintarkastusta koskevan sääntelykehyksen rikkomukset. Eroista huolimatta nämä kaksi järjestelmää ovat hyvin samankaltaisia, ja tekniset ratkaisut, joita käytetään tilintarkastuslain vaatimusten täyttämiseksi, voivat yleensä täyttää myös rahanpesulain vaatimukset.
Miten järjestelmä perustetaan, jos siihen sovelletaan tilintarkastuslakia ja rahanpesulakia?
- Ilmiantajajärjestelmän valinta
Vaihtoehtoja on useita vanhentuneesta fyysisestä postilaatikosta nykyaikaisempaan sähköpostiratkaisuun tai omaan järjestelmään. On ratkaisevan tärkeää selvittää, mitkä erityisvaatimukset on täytettävä, ja tässä yhteydessä ne ovat 1) mahdollisuus tehdä nimettömiä raportteja ja 2) vaatimus siitä, että raporttien käsittely on voitava dokumentoida kirjallisesti.
Esimerkiksi sähköpostiratkaisu suljettaisiin pois anonymiteetin puutteen vuoksi, kun taas fyysisestä postilaatikosta puuttuisi virheetön dokumentointiprosessi. Näin ollen oma järjestelmä jää sopivimmaksi vaihtoehdoksi, koska sillä voidaan varmistaa sekä anonymiteetti että tarvittava dokumentointi. Onneksi nämä järjestelmät eivät ole niin monimutkaisia kuin aluksi saattaisi luulla, ja sama koskee myös kustannuksia. Ratkaisun voi itse asiassa saada jo 5400 Tanskan kruunulla vuodessa - lue lisää klikkaamalla klikkaamalla tästä.
- Ilmiantajajärjestelmän täytäntöönpano käytännössä
Kun päätös ilmiantajajärjestelmän muodosta on tehty, on aika ottaa se käyttöön organisaatiossa. Tämä sisältää seuraavat vaiheet:
Selkeiden politiikkojen ja menettelyjen kehittäminen
Laadi tarkat ohjeet ja menettelyt siitä, miten rikkomuksia koskevat ilmoitukset olisi käsiteltävä ja tutkittava. Tämä sisältää eritelmät siitä, miten ilmoitukset toimitetaan, mitkä tahot ovat vastuussa käsittelystä ja miten luottamuksellisuus säilytetään.
Viestintä organisaatiolle
Esittele uusi ilmiantajajärjestelmä organisaatiolle sähköpostitse ja mahdollisesti fyysisissä tapaamisissa. Näin varmistetaan, että kaikki työntekijät saavat tietoa järjestelmästä ja sen tarkoituksesta.
Ohjeet järjestelmän käytöstä
Koulutetaan työntekijöitä, johtajia ja muita sidosryhmiä ilmiantajajärjestelmän merkityksestä ja sen tehokkaasta käytöstä. Selitä selkeästi, missä tilanteissa järjestelmää tulisi käyttää ja milloin on asianmukaista käyttää muita raportointivaihtoehtoja.
Helppo saavutettavuus
Tee selväksi, mistä kollegat voivat käyttää raportointikanavaa, joka voi olla verkkosivusto, intranet, HR-alusta tai käytännesäännöt.
Näiden tehtävien laajuutta voidaan joissakin tapauksissa vähentää merkittävästi valitsemalla oikea palveluntarjoaja, jolla on jo käytännöt, menettelyt ja viestintämallit asiakkaidensa käytettävissä. Walor.io on tällainen palveluntarjoaja, joka minimoi tehokkaasti hallinnollisen taakan useilla tunneilla. Jos tämä kuulostaa kiinnostavalta, ota rohkeasti yhteyttä ja käy lyhyt keskustelu - klikkaa tästä.
