5-stegsguide till intern visselblåsning
I dagens företagsvärld är det avgörande att vara tydlig och ansvarstagande. Att ha en intern rapporteringskanal är inte längre en konkurrensfördel utan snarare en nödvändighet. Globala marknader och policyer kräver att företag snabbt tar itu med oetiskt beteende, samtidigt som de skyddar identiteten på de personer som rapporterar det.
Men vad är det bästa sättet att implementera visselblåsning ? För att göra det tydligt har vi frågat en expert på detta ämne - Oscar Fredriksson.
Om Oscar Fredrikkson
Oscar Fredriksson är jurist och utredningsansvarig på Starck & Partner. Han är expert på att hantera olika internutredningar, inklusive kränkningar, sexuella trakasserier, diskriminering och mobbning på arbetsplatsen.
Med hjälp av Oscar Fredriksson har vi sammanfattat hans kunskaper i en lättanvänd guide. Genom att följa de fem stegen kommer den att hjälpa dig att skapa ett visselblåsning -system som är både kompatibelt och effektivt.
Fredrikksons 5-stegsguide:
1. Upprätta rapporteringskanal(er)
Ställ in en eller flera rapporteringskanaler. De kan drivas av en intern medarbetare, en specifik avdelning eller en tredjepartsleverantör. Det viktiga är att säkerställa:
- Konfidentialitet: Skydda visselblåsarens (den rapporterande personens) och tredje parts identitet
- Åtkomstkontroll: Begränsa åtkomst till rapporter till behörig personal
- Flexibel rapportering: Tillåt rapportering via skriftliga dokument, samtal, meddelanden eller fysiska möten
- Kontroll av visselblåsare: Låt visselblåsare granska och godkänna sina rapporter
Nationell lagstiftning kan införa ytterligare krav. Dessa funktioner är dock grundläggande och bör ingå i alla rapporteringskanaler.
2. Ge information om hur man rapporterar
Att ha en visselblåsning -kanal och att dina medarbetare känner till den är två olika saker. Se till att du förklarar för dina anställda hur just din interna rapportering fungerar. Prata med dem om olika rapporteringsalternativ, visa dem var de ska rapportera och berätta vem som kommer att ansvara för deras rapporter. Informera dem om lagstadgade tidsfrister och hur de kan följa upp sin rapport.
Glöm inte heller att uppdatera nyanställda om ert interna system visselblåsning . Ännu bättre är att överväga att ha en rapporteringsmanual som en del av ert interna system. På så sätt finns den alltid tillgänglig för dina anställda att återkomma till.
3. Svara på rapporter inom 7 dagar
Efter att ha mottagit en rapport, bekräfta den till visselblåsaren inom 7 dagar. Denna tidsram innebär inte något ansvar för att besvara innehållet i rapporten. Syftet med svaret är att låta personen veta att deras rapport har tagits emot och kommer att utredas.
4. Bedömning av rapporten
När du har svarat på rapporten måste du göra en grundlig utredning av de rapporterade missförhållandena. Processen omfattar följande:
- Bedömning av kvalifikationer: Avgör om rapporten överensstämmer med visselblåsning direktivet eller relevant nationell lagstiftning. Om inte, ge ett tydligt svar till visselblåsaren som förklarar varför de rapporterade frågorna inte uppfyller kraven. (Det kan fortfarande undersökas, men du är inte juridiskt bunden att göra det)
- Separat behandling: Om flera frågor eller problem tas upp i en och samma rapport är det viktigt att skilja dem som kvalificerar sig för utredning enligt visselblåsning -direktivet från dem som inte gör det. Transparent kommunikation om detta beslut är avgörande för att skapa förtroende.
Det senaste EU-direktivet visselblåsning ger inga svar på hur man ska hantera frågor som ligger utanför dess tillämpningsområde. Det kan dock finnas annan lagstiftning och andra förfaranden i ditt land som reglerar hur dessa frågor ska hanteras.
5. Undersök och rapportera inom 3 månader
Undersök frågor och felaktigheter som kvalificerar grundligt. Vid behov, be om juridisk rådgivning eller hjälp från en tredje part. Efter utredningen ska du rapportera resultaten till visselblåsaren inom tidsramen på 3 månader.
Case Management i praktiken
Låt oss gå igenom hur ärendehanteringen skulle kunna se ut i ett verkligt scenario. Tänk dig att du är den utsedda medarbetaren som övervakar rapporteringskanalen på en svensk myndighet. För en tid sedan inrättade du en visselblåsarfunktion genom att använda en tredjepartsleverantör. Idag har du fått ditt första ärende.
När du får tillgång till den information som tillhandahålls läser du:
"För det första är min medarbetare X på avdelning Y en mobbare som har trakasserat mig och andra verbalt. Du måste ta itu med det, annars kommer jag att offentliggöra den här informationen.
För det andra har jag observerat en brist på kontroll över användningen av EU-medel i projekt A, B och C, där jag tjänstgjorde som administratör under flera månader. Från att ha varit oklar är jag nu säker på att rutinerna inte följs, vilket leder till oredovisade euro i varje projekt."
Här är sammanfattningen av dina följande åtgärder:
1. Du rapporterar omedelbart (inom 7 dagar) att du har tagit emot ärendet
2. Du bedömer ärendet och beslutar om utredningsmetod:
Du drar slutsatsen att den första frågan handlar om misstänkta trakasserier och mobbning på arbetsplatsen. Eftersom det inte påverkar något allmänintresse bör det inte behandlas som ett visselblåsarärende. Det är dock fortfarande en allvarlig fråga. Därför hänvisar du ärendet till HR för vidare åtgärder och utredningar.
Däremot ligger det i allmänhetens intresse att medel används på rätt sätt. Därför måste du starta en undersökning på visselblåsning när det gäller den andra frågan.
3. Du kommunicerar med visselblåsaren och begär mer information
Du använder funktionen för visselblåsare för att informera visselblåsaren om att den första frågan kommer att hanteras av HR.
För den andra frågan uttrycker du avsikten att undersöka och begära ytterligare dokumentation.
4. Efter att ha samlat in alla bevis inleder du en intern utredning
Du får ett svar med mer information. Inom 3 månader drar du slutsatsen att en oberoende granskning av projekt A, B och C är nödvändig.
Du informerar visselblåsaren om den kommande internutredningen (som är resultatet av rapporten). Dessutom uppmuntrar du dem att återkomma till rapporten på visselblåsning då och då för att se om de behöver lämna mer information.
5. Därefter rapporterar du tillbaka och efter att ha nått slutsatsen avslutar du ärendet
När utredningen är klar informerar du visselblåsaren om resultatet av rapporten, vilket säkerställer transparens i processen. Upprinnelsen till utredningen som ett resultat av en visselblåsarrapport förblir konfidentiell. Följaktligen avslutar du officiellt ärendet. På så sätt skyddar du den rapporterande personens integritet och anonymitet.
Parallellt med denna process hanterar och löser HR-avdelningen den första frågan om trakasserier på arbetsplatsen.
Att veta - Extern rapportering och offentliggörande
Ibland saknas interna kanaler eller så fungerar de inte bra. Det kan vara så att rapporterna inte hanteras noggrant, att det tar för lång tid att lösa dem eller att inga lämpliga åtgärder vidtas. I sådana fall har visselblåsarna möjlighet att använda externa kanaler. Dessa kan omfatta behöriga myndigheter, pressen eller sociala medier.
Extern rapportering är också möjlig om visselblåsare har anledning att tro att de kan förlora sin integritet eller bli illa behandlade för att de rapporterar. I sådana fall kan de behöriga myndigheterna ha bättre förutsättningar att hantera överträdelsen på ett effektivt sätt.
Det är dock viktigt att påpeka att detta kan ha en mycket negativ inverkan på företaget. Framför allt kan det skada varumärkets rykte och medföra juridiska och ekonomiska konsekvenser. Läs mer om intern och extern rapportering och deras konsekvenser för ditt företag här
På Walor, och i linje med Europeiska unionens rekommendationer, rekommenderar vi starkt att fokusera på att förbättra de interna visselblåsning kanalerna. Se till att dina anställda känner sig bekväma med att rapportera och skapa effektiva interna rapporteringssystem för att förenkla processen.
Utforska hur Walors programvara visselblåsning kan förenkla din interna rapportering här.
