visselblåsning program för företag som berörs av revisorslagen och penningtvättslagen
Både revisorslagen och penningtvättslagen ställer krav på att bolagen inrättar ett system för visselblåsare. Detta system bör ge anställda möjlighet att rapportera överträdelser eller potentiella överträdelser av den finansiella lagstiftningen, revisorslagen och penningtvättslagen genom en särskild, oberoende och självständig kanal.
Vad innebär detta krav?
Innebörden av detta krav är att bolaget måste inrätta en oberoende kanal (whistleblower-system) där anställda kan rapportera överträdelser eller potentiella överträdelser av revisorslagen och penningtvättslagen.
Det finns två viktiga krav för programmet:
(1) Rapporter till systemet MÅSTE kunna göras anonymt.
(2) Företagen måste skriftligen kunna dokumentera hur de har följt upp rapporterna.
Visselblåsarsystemet enligt penningtvättslagen gäller endast överträdelser av denna lag, medan det som krävs enligt revisorslagen täcker överträdelser av revisionsregelverket. Trots skillnaderna är de två systemen mycket lika, och de tekniska lösningar som används för att uppfylla kraven i revisorslagen kan i allmänhet också uppfylla kraven i penningtvättslagen.
Hur upprättar man ett system om det omfattas av revisorslagen och lagen om bekämpning av penningtvätt?
- Val av system för visselblåsare
Det finns flera alternativ, allt från den föråldrade fysiska brevlådan till den modernare e-postlösningen eller ett dedikerat system. Det är avgörande att klargöra de specifika krav som måste uppfyllas, vilket i detta sammanhang är både 1) möjligheten att göra anonyma anmälningar och 2) kravet på att skriftligen kunna dokumentera hanteringen av anmälningar.
Till exempel skulle en e-postlösning vara utesluten på grund av bristande anonymitet, medan en fysisk brevlåda skulle sakna en felfri dokumentationsprocess. Då är det dedikerade systemet det lämpligaste valet, eftersom det kan garantera både anonymitet och nödvändig dokumentation. Lyckligtvis är dessa system inte så komplexa som man först kan tro, och detsamma gäller kostnaden. En lösning kan faktiskt erhållas för så lite som 5400 DKK per år - läs mer genom att klicka här.
- Genomförande av systemet för visselblåsare i praktiken
När beslutet om hur visselblåsarsystemet ska utformas har fattats är det dags att introducera det i organisationen. Detta innefattar följande steg:
Utveckling av tydliga riktlinjer och förfaranden
Utarbeta exakta riktlinjer och rutiner för hur rapporter om överträdelser ska hanteras och utredas. Detta inkluderar specifikationer om hur rapporter lämnas in, vilka parter som är ansvariga för behandlingen och hur sekretess upprätthålls.
Kommunikation till organisationen
Presentera det nya visselblåsarsystemet för organisationen med hjälp av e-post och eventuellt fysiska möten. Detta säkerställer att alla anställda är informerade om systemet och dess syfte.
Instruktioner för användning av systemet
Utbilda anställda, chefer och andra intressenter om vikten av visselblåsarsystemet och hur man effektivt använder det. Tydligt förklara i vilka situationer systemet bör användas och när det är lämpligt att använda andra rapporteringsalternativ.
Enkel tillgänglighet
Gör det tydligt var medarbetarna kan nå rapporteringskanalen, vilket kan vara via en webbplats, ett intranät, en HR-plattform eller en uppförandekod.
Omfattningen av dessa uppgifter kan i vissa fall minskas avsevärt genom att välja rätt leverantör som redan har policyer, rutiner och kommunikativa mallar tillgängliga för sina kunder. Walor.io är en sådan leverantör som effektivt minimerar den administrativa bördan med flera timmar. Om detta låter intressant är du välkommen att kontakta oss för ett kort samtal - klicka här.
